Tietosuojaseloste

1 Rekisterin nimi:

Warmia Oy:n asiakasrekisteri

2 Rekisterinpitäjä:

Warmia Oy (Y-tunnus 1816936-5)
Ahokylänkatu 5, 20780 Kaarina

(+358) 02 155 582

Rekisteriasioista vastaava henkilö: Peter Jansén, sähköposti: peter.jansen@warmia.fi

3 Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisterinpitäjä tekee alihankkijoidensa kanssa kirjallisen sopimuksen ja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat noudattavat tässä kuvattuja ehtoja ja Rekisterinpitäjän ohjeita.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä ylläpidetään Rekisterinpitäjän asiakastietoja. Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen palvelun toteuttamiseksi sekä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, yhteydenottojen, asioinnin, raportoinnin ja muiden henkilöasiakassuhteiden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi sekä liiketoiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumien sekä muiden markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.

Käsittelyä suoritetaan suoramarkkinoinnin osalta rekisteröidyn suostumukseen perustuen sekä Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteutumisen takaamiseksi. 

5 Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisterissä käsitellään Rekisterinpitäjän asiakkaiden henkilötietoja. Henkilötietojen kerääminen perustuu rekisteröidyn omatoimiseen tietojen antamiseen sekä tietojen keräämiseen rekisteröidyn suostumuksella. Tällaisia käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Kotiosoite
• Rakennuspaikan osoite
• Projektinumero

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot ovat Warmia Oy:n asiakkaiden itse Warmia Oy:n verkkosivujen kautta rekisteriin ilmoittamia tietoja.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn suostumusta, poislukien Rekisterinpitäjän palvelun toteuttamiseen ja ylläpitoon liittyvät alihankkijat. Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisterinä toimivan alustan teknistä ylläpitoa ja kehittämistä voidaan tehdä lainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n ulkopuolelta.

8 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin palvelun toimittamiseksi on tarpeellista, tai rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn tai niin kauan kuin rekisterinpitäjän asiakassuhteiden hoitamiseksi on tarpeellista.

Mikäli Warmia Oy:n verkkosivuston kautta rekisteröidyn jättämä yhteydenottopyyntö ei saa aikaan asiakassuhdetta, henkilötiedot poistetaan 6 kuukauden kuluessa tarjouksen hylkäämisestä.

Mikäli rekisteröity on täyttänyt palautelomakkeen Warmia Oy:n verkkosivuilla, rekisterinpitäjä säilyttää palautteen antajan yhteystiedot niin kauan, kuin palautteen käsittelemiseksi on tarpeellista.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Aineisto on vain digitaalisessa muodossa. Rekisteristä ei käytetä fyysisiä kappaleita. Sähköinen rekisteri säilytetään ympäristössä, joka on suojattu ulkopuolelta tulevilta oikeudettomilta yhteydenotoilta.

Ainoastaan määrätyillä rekisterinpitäjän ja sen alihankkijoiden työntekijöillä, joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely kuuluu, on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa

• pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
• tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
• niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on aina oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja markkinointitutkimuksiin.

Tässä kappaleessa tarkoitetuissa yhteydenotoissa voi käyttää kohdassa 2 mainittuja yhteystietoja.